BPM (Gestión de Procesos)

GESTIÓN DE PROCESOS (BPM)

INTRODUCCIÓN: Los procesos empresariales son complejos, dinámicos y necesitan ser mejorados constantemente. Están interrelacionados unos con otros y se desarrollan, de manera interna a la organización o, en muchos casos, interactuando con otras organizaciones (clientes, proveedores, socios, organismos). En cualquiera de los casos requieren ser gestionados de forma eficaz obteniendo una optimización del rendimiento y control sobre los procesos.
En las organizaciones, es frecuente encontrar procesos de negocio que se asignan de forma manual, donde el supervisor se ocupa del reparto de tareas y monitorización del ciclo de vida del proceso y una parte de los empleados más cualificados deben abandonar sus funciones para resolver los errores y problemas que surgen. Esta situación conlleva una falta de productividad, ineficiencia y, por ende, aumento del coste.
Las organizaciones que sean capaces de acortar los tiempos de finalización de tarea, son las que obtendrán una mayor productividad. Pero para ello, necesitan crear, modelar, cambiar y medir sus procesos de una forma sencilla y flexible.

CONCEPTO: Disciplina empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión sistemática de los procesos de negocio (BPR), que se deben modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar de forma continua.
Por BPM se entiende la aplicación de técnicas y herramientas software para modelizar, gestionar y optimizar los procesos de negocio de la organización.

BPM posibilita la organización automática del trabajo, un programa supervisa el proceso, asigna tareas, las avanza y monitoriza su progreso, automatizando procesos de negocio complejos, y disminuyendo los tiempos de desarrollo y mantenimiento de éstos.

Con el BPM podemos realizar tareas de forma paralela y documentar todo el proceso, lo que nos ofrece la oportunidad de hacer una reingeniería de los procesos de negocio.

BENEFICIOS:

Reducción de plazos en los procesos de soporte al negocio:La redefinición de fases, facilitando la elaboración de algunas de ellas en paralelo, la eliminación de tiempos muertos y la automatización de tareas, reducen drásticamente el tiempo global de ejecución de los procesos del negocio. Oportunidad de mejorar los procesos de negocio optimizando su eficacia.

Optimización de costes:El BMP, mediante la modelización y la aportación de métricas, permite identificar tareas innecesarias a eliminar y cuantificar los procesos en términos de plazos y consumos de recursos, elementos ambos imprescindibles para avanzar en un proceso continuo de optimización de costes.

Integridad y calidad de procesos:La monitorización de los procesos asegura que estos se realicen conforme a los estándares definidos, asegurando la calidad e integridad de los mismos.
Integración de terceras partes en los procesos: La automatización de procesos, combinada con la accesibilidad derivada de las tecnologías web, permite a clientes, proveedores, organismos públicos..., terceras partes en general, participar en el proceso de forma automatizada, directa y eficiente, abriendo la organización en términos tanto de acceso a los procesos como de acceso a información.
Consolidación de la información derivada de la gestión de los procesos:Esta información aporta una perspectiva de dónde está y de cómo lo hacemos, complementariamente a los sistemas transaccionales, que aportan una perspectiva de qué hacemos. Toda esta información, normalizada en un repositorio corporativo, configurará la base del auténtico datawarehouse integral de la compañía.

SOLUCION: Para dar una respuesta eficiente a estas necesidades, propone la solución, que automatiza, integra y estructura los tres niveles implicados:
Modelo de datos y procesos específicos para la automatización de los mismos (datos, actividades, tareas, documentos, indicadores...)
Funciones específicas de soporte a la ejecución de procesos y su gestión (definición, implantación, ejecución, seguimiento, análisis)
Workflow, con diversas configuraciones, desde flujos rígidos hasta herramientas de comunicación libre.

CONCLUSIONES: En definitiva las soluciones BPM facilitan que una compañía sea capaz de redefinir y automatizar sus procesos de negocio simplificándolos, acortando su duración y reduciendo el número de errores.
Para implantar un proyecto BPM, es necesario realizar una adecuada definición, modelización y automatización de los procesos organizativos, pero para garantizar el éxito de la aplicación, es preciso ir más lejos.
El éxito radica en la necesidad de fusionar la definición de los procesos (componente normativo y de organización) con la mecanización de los mismos (sistemas de información). En otras palabras, es necesario que el “proceso” y la “normativa” se integren y se soporten en el sistema de información.

Por Mónica Molina Rosillo Sección ¨A¨